Quando gli attori sono molti

Il Tavolo di negoziazione (TdN) può includere molti attori. Nel Forum Metropolitano del Piano Strategico Metropolitano di Bologna (2011-2012), gli attori iscritti sono circa 900. Suddivisi poi in Tavoli Tematici. Un TdN difficilmente riuscirebbe ad assolvere i suoi compiti solo in modalità forum, cioè come assemblea di tutti gli attori interessati, quando il numero è così alto. Esso dovrebbe strutturarsi in più articolazioni, p.e. un forum (come nel PSM) dove siedono tutti e più Tavoli Tematici operativi, come nel caso del PSM, dove siedono delegati degli attori.

Oppure potrebbe formarsi un solo TdN operativo dove siedono sempre delegati degli attori, selezionati dal Forum nelle modalità che si riusciranno a concordare in esso. Non tutti gli attori, in tal caso, avranno un proprio delegato, direttamente collegato ad essi. Si possono individuare gruppi di attori con posizioni simili, interessi convergenti o affini, che condividendo certi valori e orientamenti generali mettono insieme risorse e riescono a convogliare la propria fiducia su certi delegati. I delegati non dovrebbero rappresentare i numero degli attori o il numero di persone che a loro volta rappresentano, ma piuttosto la qualità, il tipo, le categorie di interessi aggregabili, o di posizioni, opinioni. Tale aggregazione può avvenire in vari modi, p.e. attraverso interviste preliminari, focus group o attraverso un Open Space Technology. E’ comunque importante che l’assemblea degli attori, o forum, condivida la procedura di strutturazione scelta.

Il TdN, si suggerisce che sia moderato dal curatore o da un membro del suo staff,  dovrà poi dotarsi di un referente/coordinatore, di un regolamento e registrare i suoi verbali e renderli pubblici.