FAQ Bando 2014

Lettura facilitata

1. Può esserci coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione?

Si, può esserci coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione, ad esempio quando il progetto viene presentato dal Comune che è anche il titolare della decisione. 

2. Un soggetto può presentare più di un progetto? 

Si, il bando non prevede limiti alla presentazione dei progetti. 

3. Il proponente può essere un soggetto privato? 

Si, sia la legge regionale 3/2010 che il bando prevedono espressamente che i beneficiari dei contributi possano essere anche altri soggetti pubblici o privati, purché abbiano ottenuto l'adesione formale di almeno un soggetto, che sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo. 

4. Un'Azienda sanitaria locale può presentare un progetto?

Si, purché sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo o abbia ottenuto l'adesione formale del soggetto, che sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo.

5. Prima della presentazione della domanda l'amministrazione che atti dovrà adottare? 

L'amministrazione responsabile della decisione amministrativa cui fa riferimento il progetto deve assumere formalmente l'impegno a sospendere qualsiasi atto amministrativo che anticipi i pregiudichi l'esito del processo - vedi punto 6 lettera i) del Bando e punto I dello schema per la presentazione del progetto. 

6. I progetti presentati dagli enti locali devono essere approvati con un atto formale (deliberazione)? 

No, il progetto non deve necessariamente essere approvato con un atto formale (deliberazione) dell’amministrazione, ma è sufficiente che sia trasmesso sottoscritto dal Sindaco. Rimane nella discrezionalità del Sindaco, qualora voglia attivare maggiori livelli di condivisione interna alla sua amministrazione, fare approvare preventivamente la proposta dalla Giunta, o dal Consiglio. 

7. C'è un livello di partecipazione finanziaria minima a carico del soggetto proponente? 

No, l'intero costo può essere richiesto come contributo (massimo 20.000 euro), oppure parte dei costi di progetto può essere cofinanziato da altri soggetti aderenti al progetto. In questo caso il bando prevede una premialità pari a 0,5 punti per ogni 15% di cofinanziamento, fino a un massimo di 2,5 punti. 

8. Cosa si intende per quota di co-finanziamento? 

Per quota di cofinanziamento si intende una somma in denaro che il richiedente o altri soggetti mettono a disposizione per la realizzazione del processo partecipativo. 

9. Chi è il responsabile del progetto? 

Deve essere indicato nello schema, alla lettera C), come responsabile del progetto la persona fisica responsabile e che farà da referente del progetto per conto del soggetto richiedente. Nel caso in cui si tratti di ente pubblico, il referente può essere un funzionario pubblico dipendente oppure un collaboratore o un professionista esterno all'ente; nel caso in cui il richiedente sia un soggetto privato, il referente del progetto sarà semplicemente la persona incaricata dal soggetto privato richiedente. 

10. Può essere presentato un progetto che si riferisce a una politica non prioritaria? 

Si, possono essere presentati progetti che si riferiscono a qualsiasi ambito, ma solo quelli che si riferiscono alle due politiche definite prioritarie per l'anno 2014 riceveranno il punteggio premiante. 

11. Cosa si intende per contesto del processo partecipativo?  

Si intende il quadro generale entro cui si svolgerà il processo partecipativo, occorre descrivere l'ambito territoriale (ad esempio una frazione, un quartiere, più comuni), la popolazione interessata ed eventualmente alcuni elementi economici e sociali. 

12. Quali curricula devono essere allegati? 

Devono essere allegati: 

• il curriculum del responsabile e referente del progetto
• i curricula dei componenti dello staff di progetto

13. E' necessario incaricare una società di consulenza?  

No, non è necessario. Se tuttavia viene coinvolta una società di consulenza o se vengono incaricati singoli professionisti esterni è necessario allegare il loro curriculum.  

14. Entro quale data deve iniziare il progetto? 

Il progetto deve essere avviato formalmente entro il 31 dicembre 2014. 

15. Può variare la durata del progetto?  

La durata del progetto non può variare, di norma, rispetto a quanto indicato nel progetto ammesso a contributo, salvo nel caso in cui sia richiesta formalmente al Tecnico di garanzia una proroga espressa e ampiamente motivata, che a discrezione del Tecnico potrà essere accolta per un periodo comunque non superiore ai 60 giorni (art.11, comma 3 della l.r. 3/2010). 

16. Che cosa è la certificazione di qualità? 

E’ una delle funzioni del Tecnico di garanzia in materia di partecipazione (v. art 8, primo comma, lett. b) della l.r. 3/2010). Il Tecnico di garanzia esamina le proposte di progetto e ne certifica la qualità al fine della concessione dei contributi regionali. 

17. Quali sono gli elementi di qualità tecnica che un progetto deve avere per ottenere la certificazione?

Sono individuati dall’art 13 della LR 3/2010:  

a) la sollecitazione delle realtà sociali, organizzate o meno, del territorio in questione, a qualunque titolo potenzialmente interessate dal procedimento in discussione, con particolare attenzione alle differenze di genere, di abilità, di età, di lingua e di cultura;

b) la possibilità di inclusione di eventuali nuovi soggetti sociali, organizzati in associazioni o comitati, sorti conseguentemente all'attivazione del processo; 

c) la presenza di un tavolo di negoziazione con i principali soggetti organizzati che si sono dichiarati interessati al processo; 

d) la definizione di metodi per la mediazione delle eventuali divergenze e di verifica di eventuali accordi tra i soggetti partecipanti, anche attraverso l'implementazione di strumenti di democrazia diretta, nel rispetto degli statuti degli enti interessati, o partecipativa o deliberativa; 

e) l’accessibilità della documentazione dei progetti e dei relativi processi via web, o dal sito del tecnico di garanzia.

18. Che cosa è e come si organizza un Tavolo di Negoziazione?  

Nella sezione Documentazione si può trovare un approfondimento sul Tavolo di Negoziazione ed anche un esempio di organizzazione.

19. Che cosa significa rendere accessibile via web la documentazione del processo? 

I cittadini interessati al processo devono poter accedere liberamente a tutta la documentazione, dal progetto presentato, alle convocazioni degli incontri, ai report delle assemblee dei cittadini  o dei gruppi di lavoro, ai verbali del tavolo di negoziazione e del comitato di pilotaggio, all’eventuale documentazione fotografica, sino al Documento di proposta partecipata, ed anche alle relazioni inviate al Tecnico di garanzia. L’accesso via web deve essere garantito o attraverso pagine dedicate appositamente alla comunicazione del processo, oppure tramite una sezione del sito istituzionale dell’ente titolare, ma anche dal sito del Tecnico di garanzia.  

20. E’ obbligatorio prevedere un Comitato di Pilotaggio? 

No, l’art. 14 della l.r. 3/2010 prevede che la costituzione del CdP sia obbligatoria solo per i processi con finanziamento regionale superiore a 20.000 euro. 

21. I punteggi di istanze e petizione sono cumulabili? 

No, non sono cumulabili. Nel caso in cui il progetto sia corredato sia da istanze che da petizioni, sarà assegnato il punteggio relativo alla petizione, in quanto più favorevole per il soggetto richiedente. 

22. Quale deve essere la data di petizioni e istanze? 

Petizioni e istanze sono valide SE ANTECEDENTI alla data di pubblicazione della delibera  di approvazione del bando sul BURER e cioè il 4/7/2014. 

23. Che cos’è un accordo formale? 

Per accordo formale si intende un accordo stipulato tra il soggetto richiedente, l’ente responsabile e i principali attori organizzati del territorio (consultare l'approfondimento nella sezione Documentazione). 

24. Quali sono i contenuti dell’accordo formale? 

Con l’accordo formale i soggetti sottoscrittori individuano insieme i ruoli, le attività, le linee di intervento connesse allo svolgimento del processo. 

25. Cosa si intende per partner di progetto? 

I partner di progetto sono i soggetti organizzati che svolgono attività organizzative o forniscono risorse e servizi finalizzati al percorso partecipativo a titolo non oneroso. 

26. I partner di progetto possono sottoscrivere l’accordo formale? 

Si anche i partner di progetto possono stipulare l’accordo formale, in misura non superiore al 40% del numero complessivo. 

27. Chi sottoscrive l'accordo formale?  

L'accordo formale DEVE essere sottoscritto dai legali rappresentanti dei soggetti firmatari.

28. Con quale forma deve essere approvato l'accordo formale?   

Nelle forme ritenute più opportune dal proponente; ad esempio lo schema di accordo può essere approvato con la stessa deliberazione con cui l'ente responsabile della decisione sospende ogni atto amministrativo relativo al procedimento oggetto del percorso partecipativo, oppure, se si intende approvare il progetto con Deliberazione di Giunta, è possibile, con lo stesso atto, approvare anche lo schema di accordo formale, oppure è anche possibile fare una dichiarazione di intenti tra i sottoscrittori.

29. Sono ammissibili le spese a favore dei partner di progetto? 

No, ai sensi del punto 7.3 del Bando non sono ammissibili spese a favore di soggetti che hanno sottoscritto adesioni o manifestazioni di interesse o che sono partner di progetto o che hanno sottoscritto l'accordo formale. 

30. E' possibile rimodulare il piano finanziario?  

Si, è possibile variare i costi attinenti alle quattro macro voci (Oneri per la progettazione, Oneri per la formazione del personale interno riferita alle pratiche e ai metodi partecipativi, Oneri per la fornitura di beni e servizi finalizzati allo svolgimento dei processi partecipativi, Oneri per la comunicazione del progetto) entro la misura massima del 20,00%.  Le modifiche al Piano finanziario così intese potranno avvenire una sola volta nell’arco della durata del processo partecipativo. Se le variazioni proposte non saranno conformi alle indicazioni fornite, potranno essere respinte dal Responsabile del procedimento. 

31. Le modifiche al Piano finanziario devono essere comunicate formalmente? 

Si, le modifiche al Piano finanziario intervenute a seguito della concessione del contributo regionale devono essere comunicate formalmente prima possibile e con adeguata motivazione, inviandole alla Regione (tramite posta elettronica certificata servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it) che effettuerà le dovute verifiche.  

32. Possono aumentare i costi del progetto nel corso delle attività? 

Nel caso in cui aumentino i costi del progetto rispetto al Piano finanziario, presentato alla Regione e dalla stessa approvato, questi sono sempre a totale carico dell'ente proponente e quindi non sono rilevanti ai fini della rendicontazione.

33. Possono essere comunicate variazioni in diminuzione del Piano finanziario in seguito alla concessione del contributo regionale? 

Il Piano finanziario inoltrato alla Regione non può diminuire negli importi totali, né nelle quote di eventuale cofinanziamento di altri soggetti pubblici o privati; tale divieto è motivato dal fatto che, in sede di valutazione del progetto presentato alla Regione per la concessione del contributo regionale, vengono esaminati i rapporti tra le voci di spesa, dai quali lo staff del Tecnico di garanzia, che certifica la qualità del progetto, può dedurre gli equilibri sostanziali tra le attività previste. 

34. E’ possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano finanziario facenti parte delle singole macro voci? 

Si, è possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano finanziario facenti parte della macro voce pur senza modificare il totale della singola macro voce. In tal caso non è necessaria alcuna comunicazione di variazione alla Regione, la quale esaminerà in fase di consuntivazione la coerenza e compatibilità del Piano finanziario rispetto alle attività svolte.

35. Il Piano dettagliato dei costi è obbligatorio?

Il soggetto richiedente che sarà ammesso a contributo, dovrà obbligatoriamente predisporre ed inviare alla Regione un Piano dettagliato delle singole voci di spesa entro 15 giorni dalla data dell’atto di concessione del contributo. 

36. Cosa si intende per spese in conto capitale? 

Spesa in conto capitale è tutto ciò che rientra nel patrimonio dell'ente, cioè ciò che viene inventariato.

37. Il contributo concesso in base alla l.r. 3/2010 può coprire anche gli oneri di realizzazione delle opere oggetto del percorso partecipativo?  

No, il finanziamento della l.r. 3/2010 copre esclusivamente i costi del processo partecipativo, cioè le spese di progettazione del percorso partecipativo, le eventuali spese per la formazione rivolta al personale interno e riferita esclusivamente alle pratiche e ai metodi della partecipazione, le spese per l’organizzazione del percorso partecipativo e le spese di comunicazione. 

38. Cos'è la Relazione intermedia?

La Relazione intermedia è una relazione descrittiva delle attività svolte nell'ambito del processo partecipativo. Deve riguardare un arco temporale pari ai due terzi della durata complessiva prevista per l'intero progetto.

39. Che cosa deve essere allegato alla Relazione intermedia?

Devono essere allegate le copie degli atti di eventuale conferimento di incarichi esterni e le copie degli atti di impegno delle spese (adottati fino a quel momento) così come indicate dal budget presentato.

40. A chi deve essere inviata la Relazione intermedia?

Deve essere inviata al Tecnico di garanzia all'indirizzo  di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione-romagna.it

41. Che cos'è il Documento di Proposta Partecipata o DocPP?

Il Documento di Proposta Partecipata o DocPP è il prodotto del processo partecipativo (art.10 l.r . 3/2010), è il documento che contiene le proposte emerse dal percorso partecipativo e di cui le autorità decisionali, cioè l'ente responsabile, si impegnano a tener conto nelle loro deliberazioni.

42. A chi deve essere trasmesso il DocPP?

Deve essere trasmesso prima al Tecnico di garanzia per la validazione (art. 16 comma 1 l.r.3/2010) all'indirizzo di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it e, a seguito della validazione, all' ente responsabile della decisione.

43. Che cos'è la Relazione finale?

La Relazione finale è l'adempimento riguardante la corretta gestione del progetto per quanto concerne il bando. Senza la Relazione finale la Regione non può procedere alla liquidazione del saldo del contributo.

44. Come deve essere redatta la Relazione finale?

La redazione finale deve comprendere sia una relazione descrittiva del processo sia un riepilogo dei costi del progetto. Per facilitare la redazione sono stati predisposti uno schema per la redazione della Relazione finale e una Guida alla compilazione.

45. In fase di chiusura del progetto è necessario utilizzare lo schema di Relazione finale pubblicato nel sito web del Tecnico di garanzia?

Si, è opportuno utilizzare lo schema di Relazione finale predisposto dalla Regione e pubblicato online. Alla Relazione finale possono comunque essere allegati eventuali ampi documenti che illustrano il percorso realizzato. Tale prescrizione trova si fonda su diverse ragioni, tra cui: valutazione in capo alla Regione della realizzazione delle attività previste dal progetto e valutate dal Tecnico di garanzia per l’assegnazione di punteggi atti a formare la graduatoria di qualità; puntuale valutazione da parte della Regione della sezione dedicata alla rendicontazione finanziaria del progetto. Infine, le informazioni contenute nella Relazione finale sono utili anche per la pubblicazione dei risultati di progetto nel sito web Osservatorio partecipazione della Giunta regionale.

46. E’ obbligatorio utilizzare il Riepilogo analitico della documentazione di spesa?

Il Riepilogo analitico della documentazione di spesa costituisce parte della Relazione finale e pertanto va compilato.

47. Quando deve essere inviata la Relazione finale?

La Relazione finale deve essere inviata entro 30 giorni dalla conclusione del processo partecipativo .

48. Quale atto viene considerato come conclusione del processo partecipativo

Viene considerato quale conclusione del processo la trasmissione del DocPP all’ente responsabile della decisione.

49. A chi deve essere inviata la Relazione finale?

La Relazione finale deve essere inviata al Servizio Innovazione e Semplificazione amministrativa tramite posta elettronica certificata all'indirizzo servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it specificando in oggetto "L.r.3/2010 Relazione finale 2014 " e per conoscenza al Tecnico di garanzia all'indirizzo peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it

50. La trasmissione della Relazione finale è l'ultimo adempimento amministrativo a carico del soggetto destinatario del contributo?

No, entro 60 giorni dalla data del mandato di pagamento del saldo del contributo effettuato dalla Regione, il soggetto beneficiario deve inviare al Servizio Innovazione e Semplificazione amministrativa tramite posta elettronica certificata (servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it ) una dichiarazione dettagliata contenente gli estremi dei mandati di pagamento delle spese effettivamente sostenute per la realizzazione del progetto.