FAQ Bando tematico 2019
- Nel Bando tematico 2019 c’è coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione?
SI, nel Bando 2019, a differenza dei precedenti bandi, c’è coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione
- Un soggetto può presentare più di un progetto?
NO, ai sensi del Bando 2019 ogni soggetto può presentare un solo progetto.
- Il proponente può essere un soggetto privato?
NO, nel Bando tematico 2019 possono presentare un progetto solo gli enti locali della Regione Emilia-Romagna.
- Prima della presentazione della domanda l'amministrazione che atti dovrà adottare?
L'amministrazione responsabile della decisione amministrativa cui fa riferimento il progetto deve assumere formalmente (cioè con deliberazione) l'impegno a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l'esito del processo.
- C'è un livello di partecipazione finanziaria minima a carico del soggetto proponente?
NO, l'intero costo può essere richiesto come contributo (massimo 20.000 euro), oppure parte dei costi di progetto può essere cofinanziato da altri soggetti aderenti al progetto. In questo caso il bando prevede una premialità pari a 0,5 punti per ogni 15% di cofinanziamento, fino a un massimo di 2,5 punti.
- Cosa si intende per quota di co-finanziamento?
Per quota di cofinanziamento si intende una somma in denaro che il richiedente o altri soggetti mettono a disposizione per la realizzazione del processo partecipativo.
- Quale documentazione deve attestare il co-finanziamento?
Per “copia della documentazione attestante il co-finanziamento di altri soggetti diversi dalla Regione”, si intende copia di un atto deliberativo o di una comunicazione “formale” con il quale l’ente o un altro soggetto terzo si impegna a cofinanziare il progetto.
Se il soggetto terzo è, ad esempio un'associazione, è necessario, come minimo, che ci sia un documento con il quale il legale rappresentante dell'associazione dichiari di co-finanziare, e in che misura, il progetto.
È consigliabile che l’eventuale impegno al cofinanziamento sia oggetto contestuale della deliberazione con la quale l’ente proponete / titolare della decisione si impegna a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l’esito del processo partecipativo per il quale si richiede il contributo regionale.
La documentazione DEVE essere allegata
- Chi è il responsabile del progetto?
Deve essere indicato nel progetto, come responsabile del progetto la persona fisica responsabile, che farà da referente del progetto per conto del soggetto richiedente.
Il responsabile deve essere persona a conoscenza di tutti i contenuti del progetto, non persona responsabile per la sola parte amministrativo-gestionale del progetto. Il referente può essere un funzionario pubblico dipendente oppure un collaboratore o un professionista esterno all'ente.
- Può essere presentato un progetto che si riferisce a una tematica diversa dalla revisione o elaborazione di statuti e regolamenti?
NO, il bando 2019 è un bando tematico, i progetti DEVONO avere ad oggetti SOLO percorsi partecipativi in relazione alla revisione dei propri statuti per estendere gli istituti di democrazia partecipativa o in relazione alla revisione o elaborazione ex-novo di regolamenti specifici per la promozione della partecipazione dei cittadini.
- L’elaborazione partecipata di un regolamento sui beni comuni è un oggetto ammissibile?
SI, l’elaborazione o la revisione c di un regolamento sui beni comuni è un oggetto ammissibile.
- Cosa si intende per contesto del processo partecipativo?
Si intende il quadro generale entro cui si svolgerà il processo partecipativo; occorre descrivere l'ambito territoriale (ad esempio una frazione, un quartiere, più comuni), la popolazione interessata ed eventualmente alcuni elementi economici e sociali.
- Devono essere allegati i curricula del responsabile e dei componenti dello staff di progetto?
NO, non è necessario allegare i curricula.
- È necessario incaricare una società di consulenza?
NO, non è necessario. Se tuttavia è già stata coinvolta una società di consulenza o se sono già stati incaricati dei singoli professionisti esterni è necessario indicare i nominativi e specificarne le qualificazioni.
- Entro quale data deve iniziare il progetto?
Il progetto deve essere avviato formalmente entro il 6 maggio 2019.
- Cosa si intende per avvio formale del progetto?
Per avvio formale del processo partecipativo si intende un’azione del percorso che abbia rilevanza pubblica. Ad esempio il primo incontro del Tavolo di Negoziazione, la presentazione del progetto in un evento pubblico, l’avvio di una rilevazione tramite la somministrazione di questionari …
Poiché nello schema di Bando si richiede la data presunta di avvio del percorso partecipativo è necessario, se il progetto viene finanziato, formalizzare l’avvio del percorso, cioè la sua effettiva attivazione.
16. Quale documentazione è necessario inviare per dare avvio formale al percorso?
Per comunicare l’avvio formale del percorso partecipativo è necessario inviare una dichiarazione sulla base di un modello predisposto dalla Regione firmata digitalmente dal legale rappresentante
La comunicazione deve essere inviata tramite pec all’indirizzo: bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it (punto 15 Bando).
- Può variare la durata del progetto?
La durata del progetto non può variare, di norma, rispetto a quanto indicato nel progetto ammesso a contributo. Eventuali proroghe in corso di processo avviato non possono superare i sessanta giorni. La proroga deve essere richiesta al Tecnico di garanzia, indicandone le reali difficoltà incontrate e le motivazioni.
La richiesta di proroga deve essere inviata al Tecnico di garanzia all’indirizzo: peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it
La proroga deve essere approvata dal Tecnico di garanzia. (art.15, comma 3 della L.r. 15/2018).
- Che cosa è la certificazione di qualità?
È una delle funzioni del Tecnico di garanzia in materia di partecipazione (vedi art. 3, comma 1 lett- d) e art 8, comma 1, lett. b) della L.r. 15/2018). Il Tecnico di garanzia esamina le proposte di progetto e ne certifica la qualità al fine della concessione dei contributi regionali. Solo i progetti che ottengono la certificazione di qualità sono ammessi alla formazione della graduatoria
- Quali sono gli elementi di qualità tecnica che un progetto deve avere per ottenere la certificazione?
Sono individuati dall’art 17 della L.r. 15/2018:
- a) la sollecitazione delle realtà sociali, organizzate o meno, del territorio in questione, a qualunque titolo potenzialmente interessate dal procedimento in discussione, con particolare attenzione alle differenze di genere, di abilità, di età, di lingua e di cultura;
- b) l’inclusione, immediatamente dopo le prime fasi del processo, di eventuali soggetti sociali, organizzati in associazioni o comitati, sorti conseguentemente all'attivazione del processo o di cui si è venuti a conoscenza dopo l’attivazione del processo;
- c) la costituzione di un tavolo di negoziazione, sin dalle prime fasi, con i principali soggetti organizzati del territorio che si sono dichiarati interessati al processo;
- d) l’utilizzo di metodi per la mediazione delle eventuali divergenze e di verifica di eventuali accordi tra i soggetti partecipanti, anche attraverso l'implementazione di strumenti di democrazia diretta, nel rispetto degli statuti degli enti interessati, o partecipativa o deliberativa;
- e) l’accessibilità di tutta la documentazione del progetto e del percorso partecipativo attraverso pagine web dedicate appositamente alla comunicazione del processo.
20. La sezione relativa agli elementi di qualità tecnica per la certificazione del Tecnico di garanzia deve essere compilata obbligatoriamente?
SI, relativa agli elementi di qualità tecnica per la certificazione del Tecnico di garanzia deve essere compilata IN TUTTE LE SUE PARTI. La mancata compilazione, anche solo di una sottosezione, comporta la NON CERTIFICAZIONE del progetto (punto 6 del Bando).
- Che cosa significa rendere accessibile via web la documentazione del processo?
I cittadini interessati al processo devono poter accedere liberamente a tutta la documentazione, dal progetto presentato, alle convocazioni degli incontri, ai report delle assemblee dei cittadini o dei gruppi di lavoro, ai verbali del Tavolo di negoziazione e del Comitato di garanzia locale, all’eventuale documentazione fotografica, sino al Documento di proposta partecipata, ed anche alle relazioni inviate al Tecnico di garanzia. L’accesso via web deve essere garantito o attraverso pagine dedicate appositamente alla comunicazione del processo, oppure tramite una sezione del sito istituzionale dell’ente titolare.
- Che cosa è il Comitato di garanzia locale?
Il Comitato di garanzia locale è previsto dall’art. 12, comma 4 lett.d) della L.r. 15/2018. È un comitato che è possibile costituire per verificare il rispetto dei tempi del percorso, delle azioni previsti, dei metodi che si prevede di utilizzare ed anche che verificare il rispetto dell’imparzialità nel corso del processo da parte dei conduttori. Il Comitato di garanzia locale può anche svolgere la funzione di monitorare l’esito del processo.
- È obbligatorio prevedere un Comitato di garanzia?
NO, non è obbligatorio costituirlo. La legge lo elenca tra i criteri tecnici di premialità dei progetti ed il Bando 2019, assegna un punteggio da 1 a 3 ai progetti che ne prevedono la costituzione. (vedi punto 11 del Bando).
- Che cos’è un accordo formale?
Per accordo formale si intende un accordo stipulato tra il soggetto richiedente, che è anche l’ente responsabile e i principali attori organizzati del territorio.
- Quali sono i contenuti dell’accordo formale?
Con l’accordo formale i soggetti sottoscrittori individuano insieme i ruoli, le attività, le linee di intervento connesse allo svolgimento del processo e in alcuni casi anche gli impegni per il monitoraggio dell’esito del processo partecipativo.
- Cosa si intende per partner di progetto?
I partner di progetto sono i soggetti organizzati che svolgono attività organizzative o forniscono risorse e servizi finalizzati al percorso partecipativo a titolo non oneroso.
- I partner di progetto possono sottoscrivere l’accordo formale?
SI, anche i partner di progetto possono stipulare l’accordo formale.
- Chi sottoscrive l'accordo formale?
L'accordo formale DEVE essere sottoscritto dai legali rappresentanti dei soggetti firmatari.
- Con quale forma deve essere approvato l'accordo formale?
Nelle forme ritenute più opportune dal proponente; ad esempio lo schema di accordo può essere approvato con la stessa deliberazione con cui l'ente responsabile della decisione approva il progetto e sospende ogni atto amministrativo relativo al procedimento oggetto del percorso partecipativo, oppure, può essere approvato con una deliberazione di giunta apposita, ma è anche possibile fare una dichiarazione di intenti tra i sottoscrittori.
- Sono ammissibili le spese a favore dei partner di progetto?
NO, non sono ammissibili spese a favore di soggetti che sono partner di progetto o che hanno sottoscritto l'accordo formale.
- È possibile variare il Piano dei costi di progetto?
SI, è possibile variare i costi attinenti alle quattro macro voci solo entro la misura massima del 20,00%.
- Le modifiche al Piano dei costi di progetto devono essere comunicate formalmente?
SI, le modifiche al Piano dei costi di progetto devono essere corredate da adeguata motivazione e comunicate al Responsabile del procedimento, contestualmente all’invio della Relazione al cronoprogramma.
- Possono aumentare i costi del progetto nel corso delle attività?
Nel caso in cui aumentino i costi del progetto rispetto al Piano finanziario, presentato alla Regione e dalla stessa approvato, questi sono sempre a totale carico dell'ente proponente e quindi non sono rilevanti ai fini della rendicontazione.
- Possono essere comunicate variazioni in diminuzione del Piano dei costi in seguito alla concessione del contributo regionale?
Il Piano finanziario inoltrato alla Regione non può diminuire negli importi totali, né nelle quote di eventuale cofinanziamento di altri soggetti pubblici o privati.
Qualora vi sia uno scostamento dei costi nel piano finanziario a consuntivo, l’importo in diminuzione sarà ripartito tra il soggetto richiedente e la Regione, tenendo conto della percentuale del co-finanziamento.
- È possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano dei costi facenti parte delle singole macro voci?
SI, è possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano dei costi facenti parte della macro voce pur senza modificare il totale della singola macro voce. In tal caso non è necessaria alcuna comunicazione di variazione alla Regione. Verrà esaminata, in fase di consuntivazione, la coerenza e compatibilità del Piano finanziario rispetto alle attività svolte.
- Il cronoprogramma deve essere redatto?
SI, il cronoprogramma delle attività e dei costi deve essere redatto ai sensi del D.lgs 118/2011 e presentato in fase di richiesta del contributo. (punto 8 del Bando 2019)
- Cosa deve contenere il cronoprogramma?
Il cronoprogramma contiene l’elencazione delle attività e dei relativi costi riferiti alle azioni progettuali che si intendono realizzare.
- Cosa si intende per spese in conto capitale?
Spesa in conto capitale è tutto ciò che rientra nel patrimonio dell'ente, cioè ciò che viene inventariato.
- Il contributo concesso in base alla L.r. 15/2018 può coprire anche gli oneri di realizzazione delle opere oggetto del percorso partecipativo?
NO, il finanziamento della L.r. 15/2018 copre esclusivamente i costi del processo partecipativo, cioè le spese di progettazione del percorso partecipativo, le eventuali spese per la formazione rivolta al personale interno e riferita esclusivamente alle pratiche e ai metodi della partecipazione, le spese per l’organizzazione del percorso partecipativo e le spese di comunicazione.
- È necessario presentare una Relazione intermedia?
NO, la Relazione intermedia, prevista nei bandi precedenti, non deve essere presentata perché viene sostituita dalla Relazione al cronoprogramma prevista dal punto 15 del Bando 2019.
- Che cosa è la Relazione al cronoprogramma?
La Relazione al cronoprogramma prevista dal punto 15 del Bando è una breve relazione descrittiva delle attività svolte che devono corrispondere a quanto indicato, in termini di costi e azioni, nel cronoprogramma. Può essere redatta utilizzando lo schema predisposto dalla Regione e scaricabile dal sito.
- Cosa è necessario allegare alla Relazione al cronoprogramma?
È necessario allegare tutto ciò che serve per documentare i costi, ad esempio determinazioni di impegno, note, fatture…)
- Quando e a chi deve essere inviata la Relazione al cronoprogramma?
Deve essere inviata entro il 5/9/2019 al Responsabile del procedimento all'indirizzo di posta elettronica certificata bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it specificando in oggetto “Bando 2019 L.R.15 /2018 Relazione al cronoprogramma”.
- Che cos'è il Documento di Proposta Partecipata o DocPP?
Il Documento di Proposta Partecipata o DocPP è il risultato del processo partecipativo (art.3, comma 1 lettera b) della L.r . 15/2018); è il documento che contiene le proposte emerse dal percorso partecipativo e di cui l'ente responsabile si impegna a tener conto nelle proprie deliberazioni.
- A chi deve essere trasmesso il DocPP?
Deve essere trasmesso prima al Tecnico di garanzia per la validazione all'indirizzo di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it e, a seguito della validazione, all'ente responsabile della decisione.
- Che cos'è la Relazione finale?
La Relazione finale è l'adempimento riguardante la corretta gestione del progetto per quanto concerne il bando. Senza la Relazione finale la Regione non può procedere alla liquidazione del saldo del contributo.
- Come deve essere redatta la Relazione finale?
La Relazione finale DEVE essere redatta secondo lo schema predisposto dalla regione e scaricabile dal sito: https://partecipazione.regione.emilia-romagna.it/la-legge-e-il-bando/bandi
- Quando deve essere inviata la Relazione finale?
La Relazione finale deve essere inviata entro 30 giorni dalla conclusione del processo partecipativo.
- Quale atto viene considerato come conclusione del processo partecipativo
Viene considerato quale conclusione del processo la trasmissione del DocPP, validato dal Tecnico di garanzia, all’ente responsabile della decisione.
- A chi deve essere inviata la Relazione finale?
La Relazione finale deve essere inviata al Responsabile del procedimento, tramite posta elettronica certificata all'indirizzo bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it specificando in oggetto "L.r.15/2018 Relazione finale 2019 " e per conoscenza al Tecnico di garanzia all'indirizzo peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it
- La trasmissione della Relazione finale è l'ultimo adempimento amministrativo a carico del soggetto destinatario del contributo?
NO, entro 60 giorni dalla data del mandato di pagamento del saldo del contributo effettuato dalla Regione, il soggetto beneficiario, se non aveva già provveduto all’invio dei mandati di pagamenti e delle fatture assieme alla Relazione, deve inviare all’indirizzo bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it la copia dei mandati di pagamento e delle fatture riportanti i dati identificativi del progetto. La documentazione deve essere trasmessa con nota di accompagnamento avente ad oggetto “L.R. 15/2018 documentazione contabile contributi bando 2019”.
- Quali sono i documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione?
I documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione sono tutti quelli che "documentano" le spese di progetto, a titolo di esempio, le notule o fatture degli eventuali consulenti o incaricati esterni, le fatture per l’acquisizione di beni o servizi (fatture per l’acquisto di cancelleria per un evento, acquisizione servizio di baby sitting…), le fatture per il noleggio di sale o attrezzatura…
Questi documenti dovranno essere intestati al soggetto titolare del progetto e assegnatario del contributo e dovranno avere data successiva alla pubblicazione del bando.
Naturalmente dovranno essere riferibili con certezza al progetto o, se è stata finanziata una singola fase, alla fase progettuale per la quale si è chiesto il finanziamento. Inoltre, le fatture dovranno riportare, il CUP del progetto.
- Il contributo, in termini di consulenza per la progettazione, apportato da personale interno può essere considerato a titolo di cofinanziamento?
NO, le spese di personale interno non possono essere computate a titolo di co-finanziamento sia se il personale è interno all'ente proponente, sia se si tratta di personale interno di soggetti sottoscrittori dell'accordo formale.
- È possibile rinunciare al contributo, nel caso in cui sia stata assegnata una somma inferiore a quanto richiesto?
SI, è possibile rinunciare al contributo.