FAQ Bando 2018

1

Può esserci coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione?

2

Un soggetto può presentare più di un progetto?

3

Un soggetto può sottoscrivere accordi formali in più progetti?

4

Un soggetto può presentare un progetto e sottoscrivere accordi formali in progetti presentati da altri?

SI, un soggetto può essere proponente di un progetto e contemporaneamente sottoscrivere accordi formali in altri progetti.

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Il proponente può essere un soggetto privato?

SI, sia la legge regionale 15/2018 che il bando prevedono espressamente che i beneficiari dei contributi possano essere anche soggetti giuridici privati, ma NON singoli cittadini, purché abbiano ottenuto l'adesione formale del soggetto titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo.

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Un'Azienda sanitaria locale può presentare un progetto?

SI, purché sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo o abbia ottenuto l'adesione formale del soggetto titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo

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Un'università pubblica può presentare un progetto?

SI, l'università può fare presentare un progetto, perché è un ente pubblico e rientra tra i soggetti destinatari del bando ai sensi del punto 1.1. lett. b) del bando.

Lo può fare sia se è titolare della decisione pubblica, sia se ha ottenuto l'adesione formale del soggetto titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo (ad esempio un ente locale)

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I progetti presentati dalle Unioni dei Comuni ottengono sempre un punteggio premiante?

NO, il punteggio premiante sarà assegnato SOLO SE il progetto presentato dall’Unione riguarda ambiti di competenza conferiti all’Unione

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Prima della presentazione della domanda l'amministrazione che atti dovrà adottare?

L'amministrazione responsabile della decisione amministrativa cui fa riferimento il progetto deve assumere formalmente (cioè con deliberazione) l'impegno a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l'esito del processo - vedi punto 5 del Bando e punto 7 dello schema facsimile per la presentazione del progetto.

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I progetti presentati dagli enti locali devono essere approvati con un atto formale (deliberazione)?

SI, il progetto DEVE essere approvato con un atto formale (deliberazione) dell’amministrazione titolare della decisione, contestualmente all’impegno a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l’esito del percorso. Vedi punto 5 del Bando

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C'è un livello di partecipazione finanziaria minima a carico del soggetto proponente?

NO, l'intero costo può essere richiesto come contributo (massimo 15.000 euro), oppure parte dei costi di progetto può essere cofinanziato da altri soggetti aderenti al progetto. In questo caso il bando prevede una premialità pari a 0,5 punti per ogni 15% di cofinanziamento, fino a un massimo di 2,5 punti

Per “copia della documentazione attestante il co-finanziamento di altri soggetti diversi dalla Regione”, prevista dal punto 29 dello schema facsimile di domanda, si intende copia di un atto deliberativo o di una comunicazione “formale” con il quale l’ente o un altro soggetto terzo si impegna a cofinanziare il progetto.

Se il soggetto terzo è, ad esempio un'associazione, è necessario, come minimo, che ci sia un documento con il quale il legale rappresentante dell'associazione dichiari di co-finanziare, e in che misura, il progetto.

È consigliabile che l’eventuale impegno al cofinanziamento sia oggetto contestuale della deliberazione con la quale l’ente titolare della decisione si impegna a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l’esito del processo partecipativo per il quale si richiede il contributo regionale.

La documentazione DEVE essere allegata

Deve essere indicato nello schema, al punto 9, come responsabile del progetto la persona fisica responsabile, che farà da referente del progetto per conto del soggetto richiedente.

Il responsabile deve essere persona a conoscenza di tutti i contenuti del progetto, non persona responsabile per la sola parte amministrativo-gestionale del progetto. Nel caso in cui si tratti di ente pubblico, il referente può essere un funzionario pubblico dipendente oppure un collaboratore o un professionista esterno all'ente; nel caso in cui il richiedente sia un soggetto privato, il referente del progetto sarà semplicemente la persona incaricata dal soggetto privato richiedente. 

SI, possono essere presentati progetti che si riferiscono a qualsiasi ambito, ma solo quelli che si riferiscono agli ambiti di intervento e alle tipologie indicate dal bando al punto 9 riceveranno il punteggio premiante.

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Cosa si intende per contesto del processo partecipativo?

Si intende il quadro generale entro cui si svolgerà il processo partecipativo; occorre descrivere l'ambito territoriale (ad esempio una frazione, un quartiere, più comuni), la popolazione interessata ed eventualmente alcuni elementi economici e sociali.

Sono utili a specificare elementi di contesto anche informazioni di tipo socio-economico che contribuiscano a descrivere l’oggetto del processo.

NO, non è necessario allegare i curricula.

È necessario incaricare una società di consulenza?

NO, non è necessario. Se tuttavia è già stata coinvolta una società di consulenza o se sono già stati incaricati dei singoli professionisti esterni è necessario indicare i nominativi e specificarne le qualificazioni.

Per avvio formale del processo partecipativo si intende un’azione del percorso che abbia rilevanza pubblica. Ad esempio il primo incontro del Tavolo di Negoziazione, la presentazione del progetto in un evento pubblico, l’avvio di una rilevazione tramite la somministrazione di questionari …

Poiché nello schema di Bando si richiede la data presunta di avvio del percorso partecipativo è necessario, se il progetto viene finanziato, formalizzare l’avvio del percorso, cioè la sua effettiva attivazione.

Per comunicare l’avvio formale del percorso partecipativo è necessario inviare una dichiarazione sulla base di un modello predisposto dalla Regione, firmata digitalmente dal legale rappresentante.

La comunicazione deve essere inviata tramite pec all’indirizzo: bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it (punto 16.3 del Bando).

La durata del progetto non può variare, di norma, rispetto a quanto indicato nel progetto ammesso a contributo. Eventuali proroghe in corso di processo avviato non possono superare i sessanta giorni. La proroga deve essere richiesta al Tecnico di garanzia, indicandone le reali difficoltà incontrate e le motivazioni.

La richiesta di proroga deve essere inviata al Tecnico di garanzia all’indirizzo: peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it

La proroga deve essere approvata dal Tecnico di garanzia. (art.15, comma 3 della L.r. 15/2018).

SI, ai sensi del punto 2.3 del Bando 2018 possono essere ammesse a finanziamento anche singole fasi del processo partecipativo, che devono tuttavia avere gli stessi requisiti tecnici elencati al punto 3 "Requisiti tecnici dei progetti ammissibili".

È una delle funzioni del Tecnico di garanzia in materia di partecipazione (vedi art. 3, comma 1 lett. d) e art 8, comma 1, lett. b) della L.r. 15/2018).

Il Tecnico di garanzia esamina le proposte di progetto e ne certifica la qualità al fine della concessione dei contributi regionali. Solo i progetti che ottengono la certificazione di qualità sono ammessi alla formazione della graduatoria

Sono individuati dall’art 17 della L.r. 15/2018:

a) la sollecitazione delle realtà sociali, organizzate o meno, del territorio in questione, a qualunque titolo potenzialmente interessate dal procedimento in discussione, con particolare attenzione alle differenze di genere, di abilità, di età, di lingua e di cultura;

b) l’inclusione, immediatamente dopo le prime fasi del processo, di eventuali soggetti sociali, organizzati in associazioni o comitati, sorti conseguentemente all'attivazione del processo o di cui si è venuti a conoscenza dopo l’attivazione del processo;

c) la costituzione di un tavolo di negoziazione, sin dalle prime fasi, con i principali soggetti organizzati del territorio che si sono dichiarati interessati al processo;

d) l’utilizzo di metodi per la mediazione delle eventuali divergenze e di verifica di eventuali accordi tra i soggetti partecipanti, anche attraverso l'implementazione di strumenti di democrazia diretta, nel rispetto degli statuti degli enti interessati, o partecipativa o deliberativa;

e) l’accessibilità di tutta la documentazione del progetto e del percorso partecipativo attraverso pagine web dedicate appositamente alla comunicazione del processo.

La sezione 8 dello schema facsimile relativa agli elementi di qualità tecnica per la certificazione del Tecnico di garanzia deve essere compilata obbligatoriamente?

SI, la sezione 8, relativa agli elementi di qualità tecnica per la certificazione del Tecnico di garanzia, deve essere compilata IN TUTTE LE SUE PARTI.

La mancata compilazione, anche solo di una sottosezione, comporta la NON CERTIFICAZIONE del progetto (punto 8.6 del Bando).

I cittadini interessati al processo devono poter accedere liberamente a tutta la documentazione, dal progetto presentato, alle convocazioni degli incontri, ai report delle assemblee dei cittadini o dei gruppi di lavoro, ai verbali del Tavolo di negoziazione e del Comitato di garanzia locale, all’eventuale documentazione fotografica, sino al Documento di proposta partecipata, ed anche alle relazioni inviate al Tecnico di garanzia. L’accesso via web deve essere garantito o attraverso pagine dedicate appositamente alla comunicazione del processo, oppure tramite una sezione del sito istituzionale dell’ente titolare.

Il Comitato di garanzia locale è previsto dall’art. 12, comma 4 lett.d) della L.r. 15/2018. È un comitato che è possibile costituire per verificare il rispetto dei tempi del percorso, delle azioni previsti, dei metodi che si prevede di utilizzare ed anche per verificare il rispetto dell’imparzialità nel corso del processo da parte dei conduttori.

Il Comitato di garanzia locale può anche svolgere la funzione di monitorare l’esito del processo

NO, non è obbligatorio costituirlo. La legge lo elenca tra i criteri tecnici di premialità dei progetti ed il Bando 2018, assegna il punteggio di 0.5 punto ai progetti che ne prevedono la costituzione. (vedi punto 9.3 e punto 12 lett. j del Bando).

Per ottenere la premialità è sufficiente descrivere le caratteristiche che si prevedono, per esempio da chi sarà composto, con quali modalità opererà, ecc.

NO, non sono cumulabili.

Petizioni e istanze sono valide SOLO SE ANTECEDENTI alla data di pubblicazione della delibera di approvazione del bando sul BURERT e cioè il 29 ottobre 2018.

Sempre in merito a petizioni ed istanze, cosa si intende per protocollo dell’ente ricevente?

Eventuali istanze o petizioni pervenute all’ente titolare della decisione pubblica devono essere state presentate formalmente all’ente titolare della decisione e quindi protocollate dall’ente titolare della decisione.

Sull’istanza o petizione devono essere riportati numero e data di protocollo.

Che cos’è un accordo formale?

Per accordo formale si intende un accordo stipulato tra il soggetto richiedente, l’ente responsabile e i principali attori organizzati del territorio.

Quali sono i contenuti dell’accordo formale?

Con l’accordo formale i soggetti sottoscrittori individuano insieme i ruoli, le attività, le linee di intervento connesse allo svolgimento del processo e in alcuni casi anche gli impegni per la realizzazione delle proposte scaturite dal processo partecipativo.

Quale differenza c’è tra l’accordo formale di cui al punto 12 lettera g) e l’accordo formale di cui al punto 12 lettera h)?

L’accordo formale di cui al punto 12 lettera h) oltre a tutte le caratteristiche dell’accordo di cui al punto 12 lettera g) e cioè l’individuazione di ruoli, attività, linee di intervento connesse allo svolgimento del processo, contiene anche l’impegno dei sottoscrittori a cooperare nella realizzazione delle proposte scaturite al termine del processo partecipativo, purché tali impegni siano descritti nell’accordo formale stesso.

Il punteggio relativo all’accordo formale di cui alle lettere g) ed h) è cumulabile?

SI, tale punteggio è cumulabile.

I partner di progetto sono i soggetti organizzati che svolgono attività organizzative o forniscono risorse e servizi finalizzati al percorso partecipativo a titolo non oneroso.

I partner di progetto possono sottoscrivere l’accordo formale? 

Nelle forme ritenute più opportune dal proponente; ad esempio lo schema di accordo può essere approvato con la stessa deliberazione con cui l'ente responsabile della decisione approva il progetto e sospende ogni atto amministrativo relativo al procedimento oggetto del percorso partecipativo, oppure, può essere approvato con una deliberazione di giunta apposita, ma è anche possibile fare una dichiarazione di intenti tra i sottoscrittori.

NO, ai sensi del punto 10.3 del Bando non sono ammissibili spese a favore di soggetti che sono partner di progetto o che hanno sottoscritto l'accordo formale. 

SI, è possibile variare i costi attinenti alle quattro macro voci (Oneri per la progettazione, Oneri per la formazione del personale interno riferita alle pratiche e ai metodi partecipativi, Oneri per la fornitura di beni e servizi finalizzati allo svolgimento dei processi partecipativi, Oneri per la comunicazione del progetto) solo entro la misura massima del 20,00%.

SI, le modifiche al Piano dei costi di progetto devono essere corredate da adeguata motivazione e comunicate al Responsabile del procedimento, contestualmente all’invio della Relazione al cronoprogramma.

Nel caso in cui aumentino i costi del progetto rispetto al Piano finanziario, presentato alla Regione e dalla stessa approvato, questi sono sempre a totale carico dell'ente proponente e quindi non sono rilevanti ai fini della rendicontazione.

Possono essere comunicate variazioni in diminuzione del Piano dei costi in seguito alla concessione del contributo regionale?

Il Piano finanziario inoltrato alla Regione non può diminuire negli importi totali, né nelle quote di eventuale cofinanziamento di altri soggetti pubblici o privati.

Qualora vi sia uno scostamento dei costi nel piano finanziario a consuntivo, l’importo in diminuzione sarà ripartito tra il soggetto richiedente e la Regione, tenendo conto della percentuale del co-finanziamento.

È possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano dei costi facenti parte delle singole macro voci?

SI, è possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano dei costi facenti parte della macro voce pur senza modificare il totale della singola macro voce. In tal caso non è necessaria alcuna comunicazione di variazione alla Regione. Verrà esaminata, in fase di consuntivazione, la coerenza e compatibilità del Piano finanziario rispetto alle attività svolte.

Il cronoprogramma deve essere redatto?

SI, il cronoprogramma delle attività e dei costi deve essere redatto ai sensi del D.lgs 118/2011 e presentato in fase di richiesta del contributo.

Cosa deve contenere il cronoprogramma?

Il cronoprogramma contiene l’elencazione delle attività e dei relativi costi riferiti alle azioni progettuali che si intendono realizzare

Cosa si intende per spese in conto capitale?

Spesa in conto capitale è tutto ciò che rientra nel patrimonio dell'ente, cioè ciò che viene inventariato

Il contributo concesso in base alla L.r. 15/2018 può coprire anche gli oneri di realizzazione delle opere oggetto del percorso partecipativo?

NO, il finanziamento della L.r. 15/2018 copre esclusivamente i costi del processo partecipativo, cioè le spese di progettazione del percorso partecipativo, le eventuali spese per la formazione rivolta al personale interno e riferita esclusivamente alle pratiche e ai metodi della partecipazione, le spese per l’organizzazione del percorso partecipativo e le spese di comunicazione.

È necessario presentare una Relazione intermedia?

NO, la Relazione intermedia, prevista nei bandi precedenti, non deve essere presentata perché viene sostituita dalla Relazione al cronoprogramma prevista dal punto 16.5 del Bando 2018.

Che cosa è la Relazione al cronoprogramma?

La Relazione al cronoprogramma prevista dal punto 16.5 del Bando è una breve relazione descrittiva delle attività svolte dall’avvio del percorso al 30 marzo 2019, che devono corrispondere a quanto indicato, in termini di costi e azioni, nel cronoprogramma. Può essere redatta utilizzando lo schema predisposto dalla Regione e scaricabile dal sito.

Cosa è necessario allegare alla Relazione al cronoprogramma?

E’ necessario allegare tutto ciò che serve per documentare i costi, ad esempio determinazioni di impegno, note, fatture.

A chi deve essere inviata la Relazione al cronoprogramma?

Deve essere inviata al Responsabile del procedimento all'indirizzo di posta elettronica certificata: bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it  

Che cos'è il Documento di proposta partecipata o DocPP?

Il Documento di proposta partecipata o DocPP è il risultato del processo partecipativo (art.3, comma 1 lettera b) della L.r . 15/2018); è il documento che contiene le proposte emerse dal percorso partecipativo e di cui l'ente responsabile si impegna a tener conto nelle proprie deliberazioni.

A chi deve essere trasmesso il DocPP?

Deve essere trasmesso prima al Tecnico di garanzia per la validazione all'indirizzo di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it e, a seguito della validazione, all'ente responsabile della decisione.

Che cos'è la Relazione finale?

La Relazione finale è l'adempimento riguardante la corretta gestione del progetto per quanto concerne il bando. Senza la Relazione finale la Regione non può procedere alla liquidazione del saldo del contributo.

Come deve essere redatta la Relazione finale?

La Relazione finale DEVE essere redatta secondo lo schema predisposto dalla regione e scaricabile dal sito.

Quando deve essere inviata la Relazione finale?

La Relazione finale deve essere inviata entro 30 giorni dalla conclusione del processo partecipativo.

Quale atto viene considerato come conclusione del processo partecipativo?

Viene considerato quale conclusione del processo la trasmissione del DocPP, validato dal Tecnico di garanzia, all’ente responsabile della decisione.

A chi deve essere inviata la Relazione finale?

La Relazione finale deve essere inviata al Responsabile del procedimento, tramite posta elettronica certificata all'indirizzo bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it specificando in oggetto "L.r.15/2018 Relazione finale 2018 " e per conoscenza al Tecnico di garanzia all'indirizzo peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it

La trasmissione della Relazione finale è l'ultimo adempimento amministrativo a carico del soggetto destinatario del contributo?

NO, entro 60 giorni dalla data del mandato di pagamento del saldo del contributo effettuato dalla Regione, il soggetto beneficiario, se non aveva già provveduto all’invio dei mandati di pagamenti e delle fatture assieme alla Relazione, deve inviare all’indirizzo bandopartecipazione@postacert.regione.emilia-romagna.it la copia dei mandati di pagamento e delle fatture riportanti i dati identificativi del progetto. La documentazione deve essere trasmessa con nota di accompagnamento avente ad oggetto “L.R. 15/2018 documentazione contabile contributi bando 2018”.

Quali sono i documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione?

I documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione sono tutti quelli che "documentano" le spese di progetto, a titolo di esempio, le notule o fatture degli eventuali consulenti o incaricati esterni, le fatture per l’acquisizione di beni o servizi (fatture per l’acquisto di cancelleria per un evento, acquisizione servizio di baby sitting…), le fatture per il noleggio di sale o attrezzatura…

Questi documenti dovranno essere intestati al soggetto titolare del progetto e assegnatario del contributo e dovranno avere data successiva alla pubblicazione del bando, cioè data successiva al 29 ottobre 2018.

Naturalmente dovranno essere riferibili con certezza al progetto o, se è stata finanziata una singola fase, alla fase progettuale per la quale si è chiesto il finanziamento. Inoltre le fatture dovranno riportare, il CUP del progetto.

Il contributo, in termini di consulenza per la progettazione, apportato da personale interno può essere considerato a titolo di cofinanziamento?

NO, le spese di personale interno non possono essere computate a titolo di co-finanziamento sia se il personale è interno all'ente proponente, sia se si tratta di personale interno di soggetti sottoscrittori dell'accordo formale. 

E' possibile rinunciare al contributo, nel caso in cui sia stata assegnata una somma inferiore a quanto richiesto?

SI, è possibile rinunciare al contributo.

Cos’è FedERa?

Il sistema FedERa permette di accedere con un'unica username e password ai servizi online federati, erogati dagli enti della Regione Emilia-Romagna o da altri soggetti aventi titolo mediante un meccanismo di federazione dell'autenticazione.

Come ci si accredita al sistema FedERa, per poter poi inserire un progetto e partecipare al Bando 2018?

A questa pagina ci sono tutte le informazioni su Federa

http://federazione.lepida.it/federa/cos-e-federa

seguendo le istruzioni è possibile accreditarsi

E' possibile presentare una domanda in merito ad un progetto, ad esempio il piano della mobilità, che ha ricevuto dei finanziamenti regionali?

SE il finanziamento riguarda attività di partecipazione NON è possibile, perché verrebbero finanziate due volte le stesse azioni

SE il finanziamento riguarda altre azioni o opere è possibile presentare domanda.

Come si sottoscrive, con firma digitale, il progetto?

Compilati tutti i campi obbligatori, previsti dalla piattaforma, c’è uno step in cui è possibile scaricare il pdf generato dal sistema con tutti i dati inseriti.

Questo pdf (non modificato né nel contenuto né nel nome del file), previa verifica che sia corretto, va firmato digitalmente dal legale rappresentante e ricaricato sul sistema stesso.