Innovare la PA tramite i processi partecipativi

E’ ormai noto che i veri cambiamenti nella Pubblica Amministrazione non possono che partire dalla centralità dei propri dipendenti. 

Mentre in Europa questo principio e applicato da decenni, in Italia è argomento di dibattiti accademici, conferenze e workshop, ma la sua applicazione, come abituale metodologia lavorativa, stenta ancora.  

Se è ormai routine coinvolgere il personale nelle modifiche di leggi e normative, quali le norme anticorruzione, oggetto di processi consultativi interni ed esterni, per esempio, meno usuale è intrecciare i cambiamenti organizzativi a processi partecipativi trasversali che rendano protagonisti i collaboratori, fin dalla co-progettazione delle proposte di cambiamento. 

Un buon esempio, sia per le nuove metodologie utilizzate che per il significativo numero di dipendenti coinvolti, è il Progetto «World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio» attualmente in atto nell’Ente.  

Il Progetto World Café, promosso dalla Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi e organizzato da LAZIOcrea, si pone in continuità con il progetto «World Café per l’Agenda Digitale della Regione Lazio», prima esperienza di progettazione collaborativa di tale portata, che nel biennio 2015-2016 ha coinvolto oltre 2.000 dipendenti regionali. 

Il percorso, partito nel 2019, e tuttora in corso, intende accompagnare la trasformazione dell’Ente ed i servizi rivolti ai cittadini, attraverso il coinvolgimento dei propri collaboratori che per l’Ente non solo sono una “fonte” di informazioni su criticità e gap gestionali del servizio pubblico, ma anche depositari di possibili soluzioni alternative, alle attuali procedure in uso, e spesso di maggior efficienza ed efficacia. 

Attraverso un approccio bottom-up nella formazione e nella comunicazione, vengono così valorizzati le idee di chi è direttamente coinvolto nei processi di lavoro con un duplice obiettivo: 

• attivare processi interni di cambiamento organizzativo e della cultura amministrativa capaci di agire sulla valorizzazione del personale e sull’incremento della motivazione interna; 
• coinvolgere il personale per promuovere idee e contribuire all’implementazione di progetti innovativi.  

Il percorso, che si concluderà nel 2021, ha visto la partecipazione della totalità dei dipendenti, impegnati ad approfondire 3 argomenti strategici: Smart working, Comunicazione interna e Trasformazione Digitale. 

Nella prima fase del percorso (giugno-settembre 2019) hanno partecipato i dirigenti regionali che si sono fatti promotori di progetti di miglioramento all’interno dell’amministrazione. Nella seconda fase (ottobre 2019-luglio 2020) la partecipazione è stata allargata a tutti i dipendenti regionali, coinvolgendoli nei World Café che da inizio marzo 2020, a seguito della pandemia, sono stati riprogettati in modalità digitale sincrona, con la formula “Web Café”. 

Attraverso queste attività sono state elaborate 50 proposte progettuali che nella terza fase sono state analizzate e selezionate costituendo una short list di 16 progetti. 

Nel 2021, attraverso la costituzione di gruppi di miglioramento si passerà alla fase di sviluppo e implementazione dei progetti più validi e innovativi. 

Dell’approccio metodologico e le tecniche usate dai facilitatori che hanno supportato il progetto, con particolare riguardo alla capacità di coinvolgere nelle 39 edizioni di World Cafè tutti i collaboratori, indipendentemente da livello e competenze, ce ne parla un dettagliato articolo pubblicato da Forum PA, e redatto da Alessandro Bacci, Direttore della Direzione Affari Istituzionali, Personale e Sistemi Informativi, Regione Lazio. 

Approfondimenti  

• Il Progetto «World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio» di Alessandro Bacci per Forum PA 
• Formazione IT: in Regione Lazio l’Agenda Digitale parte dai dipendenti – Agenda Digitale 
• Cambiare la Pubblica Amministrazione attraverso la formazione. Piccole e grandi storie di innovazione – Formazione e Cambiamento