Il Tavolo di Negoziazione

La costituzione del Tavolo di negoziazione è elemento necessario, previsto dalla legge regionale 15/2018, del progetto partecipativo. Il TdN ha essenzialmente due ruoli:

a) condivisione del percorso partecipativo con gli attori, nei tempi, luoghi e forme indicati nel progetto; 

• a.1) in fase di attivazione (prima della presentazione del progetto al Tecnico di garanzia) il Tavolo di negoziazione, se già costituito, potrebbe anche condividere con le autorità la scelta dei progettisti e/o curatori del processo, poi condividere il percorso, proponendo di sottoscrivere un accordo formale da allegare al progetto da inviare al Tecnico di garanzia;
• a.2) in fase di avvio (a progetto già approvato dal Tecnico) – condivisione del percorso già strutturato, in merito a modifiche ai tempi, luoghi, strumenti di discussione, modalità di formazione di un eventuale comitato di pilotaggio, modalità di selezione dei partecipanti alle discussioni per diverse categorie e criteri;

Il Tavolo di negoziazione – sia in attivazione che in avvio – deve essere coinvolto per la definizione delle modalità di costituzione di un eventuale Comitato di garanzia locale.

b) elaborazione del tema in discussione ed emersione dei diversi punti di vista, sia delle posizioni concordanti che delle posizioni contrastanti, portando alla luce i nodi conflittuali.

• b.1) in fase di attivazione – prima di presentare il progetto, ai fini del raggiungimento dell’accordo con gli attori, un Tavolo di negoziazione potrebbe già fornire una prima ricognizione della questione da affrontare e le posizioni principali in merito. Tale prima ricognizione può servire per meglio descrivere il contesto nel progetto da inviare al Tecnico di garanzia;

• b.2) in fase di svolgimento, i membri del Tavolo di negoziazione possono proporre eventi con strumenti partecipativi/deliberativi; 

• b.2.1) I nodi conflittuali potrebbero essere sciolti nel Tavolo di negoziazione stesso, avvalendosi di metodi di mediazione tra gli attori che potrebbero condurre ad accordi condivisi. Anche in tal caso, la legge chiede che per verificare tali eventuali accordi, si adottino strumenti di democrazia diretta, deliberativa, partecipativa (DDDP)
• b.2.2) anche se i nodi conflittuali non sono risolti nel Tavolo di negoziazione, il Tavolo stesso accoglie i risultati emersi dagli strumenti DDDP adottati, che dovrebbero fornire una soluzione, anche fornendo nuove ipotesi, diverse da quelle formulate all'inizio del percorso. Il Tavolo di negoziazione - se non ci sono obiezioni relative a vizi di metodo - dovrebbe accettare l'esito dello strumento DDDP adottato e sottoscriverlo
• b.2.3) il Tavolo di negoziazione potrebbe contribuire alla promozione e alla organizzazione degli strumenti di DDDP, ad esempio ricercando sponsorizzazioni finanziarie, spazi, attrezzature, personale, documenti. 
• b.2.4) ogni attore del Tavolo di negoziazione può, meglio se di concerto con il Tecnico di garanzia, organizzare propri momenti di discussione e attivare propri canali di comunicazione e confronto, parallelamente al processo.

Tavolo di negoziazione nella condivisione del percorso

Nel Tavolo di negoziazione gli attori potranno chiedere modifiche al percorso già progettato. Se le loro obiezioni o richieste saranno condivise e ritenute accettabili da parte del responsabile del processo e dal tavolo delle autorità, si potrà richiedere al Tecnico di garanzia una eventuale modifica del percorso; egli, a sua volta, potrà o meno accogliere, del tutto o in parte, tale richiesta. Nel caso si modifichi il percorso senza il nulla osta del Tecnico di garanzia, quest’ultimo potrà sospendere il sostegno regionale e ordinare la revoca dei finanziamenti concessi.

Vi sono aspetti che possono essere indicati in modo non dettagliato nel progetto, per lasciare spazio agli attori e al Tdn di personalizzare e condividere il percorso, nel quale saranno comunque chiamati a collaborare. Le modifiche più ricorrenti e prevedibili possono riguardare ad esempio:

• il regolamento (compreso luogo e orari di svolgimento) del Tavolo negoziale;
• le procedure di reclutamento dei membri del Comitato di garanzia locale e il suo funzionamento e regolamento;
• le modalità di svolgimento degli strumenti partecipativi/deliberativi (anche degli strumenti online) e le modalità di coinvolgimento degli individui/cittadini;
• le eventuali modalità di selezione per la partecipazione ad eventi partecipativi/deliberativi, di eventuali rappresentanti degli attori o esperti, testimoni di parte, delegati dagli attori;
• gli eventuali criteri di selezione per l’accesso aperto dei partecipanti ad uno strumento partecipativo/deliberativo (p.e. luogo, orari, eventuali criteri di età, provenienza, genere);
• gli eventuali servizi forniti in occasione di eventi partecipativi (p.e. servizi baby sitting, navette, gadget, buffet...)

Proposta metodologica per l'organizzazione di un Tavolo di negoziazione

Si invitano all'incontro gli attori del processo partecipativo o i loro rappresentanti o delegati. Il numero ideale massimo per una buona discussione è 15-20 persone. Se il numero è superiore si individuano gruppi abbastanza omogenei all'interno dei quali vengono scelti dei rappresentanti con modalità concordate con gli attori. Se gli attori sono molti, il Tavolo di negoziazione può essere convocato in due modalità: forum attori e comitato ristretto. Si struttura così una sorta di assemblea degli attori che approva le modalità di elezione o selezione del comitato ristretto, mentre il comitato ristretto funziona come un gruppo di discussione.

Il tempo dedicato agli incontri del tavolo dipende da vari fattori. Tuttavia è difficile pensare di negoziare questioni complesse in 2 ore. Possono servire più incontri di 2-3 ore. Si sconsigliano singoli incontri più lunghi di 3, max 4 ore.

Una volta concordato il numero dei partecipanti all'incontro e i tempi, si inviano le convocazioni con un ordine del giorno, gli orari di inizio e fine dell’incontro, alcune regole della discussione.

L’incontro può essere articolato nel modo seguente:

la disposizione delle sedie deve essere circolare, tutti devono potersi vedere in faccia, per rafforzare il clima di parità e migliorare l’efficacia della comunicazione.

Il rappresentante dell’autorità (il sindaco o l’assessore o il funzionario responsabile del processo) presenta l’obiettivo dell’incontro, il moderatore e il verbalizzatore. Tale rappresentante dovrebbe rimanere per tutto l’incontro e deve porsi alla pari degli altri mostrando di non avere maggiori prerogative e privilegi nella discussione. Deve sottostare alle regole comuni del gruppo.

Il moderatore presenta l’ordine del giorno e chiede ai partecipanti un parere sullo stesso. Il moderatore non deve entrare nel merito della questione in discussione. Ha il compito di regolare il traffico e fermare gli interventi fuori-tema. Non deve mostrare soggezione rispetto al rappresentante dell’autorità.

Deve dare un tempo equo ad ogni intervento, cercando di suddividere il tempo massimo tra i partecipanti. Deve invitare a non ripetere interventi dello stesso tipo e deve cercare di sintetizzare quanto affermato, cercando di evitare che critiche agli interventi degli altri partecipanti siano effettuate subito dopo gli stessi. E’ suo compito rassicurare i partecipanti che lo spazio per le critiche sarà riservato ad una fase successiva, quando saranno emerse tutte le idee.

I conflitti tra i membri del tavolo si possono dirimere a partire dalla ricerca di una mediazione.

Il moderatore presenta agli attori i nodi conflittuali che sono emersi e gli attori dovrebbero concentrarsi su quale metodo (proposto dal moderatore) sia possibile adottare per trovare un accordo tra le varie opzioni che sono emerse. Anche gli attori possono chiedere chiarimenti sul metodo, proporre suggerimenti e modifiche. Il moderatore deve cercare di raggiungere un accordo con tutti gli attori e non irrigidirsi nel difendere un metodo che preferisce. Deve ricercare il metodo maggiormente condiviso.

Una volta adottato un metodo, si può costituire un Comitato di pilotaggio, che è un comitato di controllo formato da delegati degli attori, che segue lo svolgimento del processo deliberativo e ne controlla il rispetto delle regole e degli impegni.

Più in dettaglio, un regolamento più strutturato potrebbe prescrivere quanto segue:

Il moderatore introduce l’ordine del giorno spiegando che ogni punto si apre con un suo intervento iniziale, che si limita a presentare il problema senza entrare nel merito.

Quindi ogni persona, con alzata di mano, può chiedere di svolgere un intervento. Il moderatore invita i partecipanti a non ripetere cose già dette o semplicemente a posizionarsi (d’accordo con…, a favore di quanto detto, ecc…).

Dopo questa fase si passa ad un secondo giro, invitando i partecipanti a formulare eventuali mediazioni, per verificare se qualcuno abbia cambiato idea, riformulando la propria posizione in modo diverso, con varianti e tentativi di accordo con le altre.

Come conciliare le posizioni?

Se rimane più di una posizione inconciliabile allora si apre la votazione sulle seguenti opzioni procedurali:

- Rimandare la discussione del punto ad un successivo incontro

- Rimandare la discussione del punto e delegare l’approfondimento della questione a qualcuno o a un gruppo di lavoro.

- Votare le posizioni rimanenti con il metodo del consenso

Il moderatore può chiedere se ci possono essere altre opzioni e le aggiunge all’elenco.

Si votano le opzioni procedurali con voto per alzata di mano, partendo dalla prima. SI possono votare più opzioni. Votate le opzioni si procede con quella scelta.

E’ ovvio che ci sono punti di discussione che consumano più tempo ma fa parte della scelta del tavolo di usarlo per affrontare la questione. Il partecipante è consapevole fin dall'inizio che certi punti rischiano di non essere trattati. La chiusura del tavolo nei tempi previsti deve essere tassativa.

Un tavolo di successo è quello che arriva alla fine evitando defezioni/dimissioni.