FAQ Bando 2015
Queste FAQ sono aggiornate e riferite al Bando 2015. Le FAQ aggiunte in seguito agli ultimi quesiti si trovano a partire dalla n. 57
1. Può esserci coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione?
SI, può esserci coincidenza tra soggetto richiedente ed ente titolare della decisione, ad esempio quando il progetto viene presentato dal Comune che è anche il titolare della decisione.
2. Un soggetto può presentare più di un progetto?
SI, il bando non prevede limiti alla presentazione dei progetti.
3. Il proponente può essere un soggetto privato?
SI, sia la legge regionale 3/2010 che il bando prevedono espressamente che i beneficiari dei contributi possano essere anche altri soggetti pubblici o privati, purché abbiano ottenuto l'adesione formale di almeno un soggetto, che sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo.
4. Un'Azienda sanitaria locale può presentare un progetto?
SI, purché sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo o abbia ottenuto l'adesione formale del soggetto, che sia titolare della decisione pubblica collegata al processo partecipativo.
5. I progetti presentati dalle Unioni dei Comuni ottengono sempre un punteggio premiante?
NO, il punteggio premiante sarà assegnato SOLO SE il progetto presentato dall’Unione riguarda ambiti di competenze conferite all’Unione
6. Prima della presentazione della domanda l'amministrazione che atti dovrà adottare?
L'amministrazione responsabile della decisione amministrativa cui fa riferimento il progetto deve assumere formalmente (cioè con deliberazione) l'impegno a sospendere qualsiasi atto amministrativo che anticipi o pregiudichi l'esito del processo - vedi punto 7 lettera i) del Bando e punto I dello schema per la presentazione del progetto.
7. I progetti presentati dagli enti locali devono essere approvati con un atto formale (deliberazione)?
NO, il progetto non deve necessariamente essere approvato con un atto formale (deliberazione) dell’amministrazione, ma è sufficiente che sia trasmesso sottoscritto dal legale rappresentante. Rimane nella discrezionalità del Sindaco, qualora voglia attivare maggiori livelli di condivisione interna alla sua amministrazione, fare approvare preventivamente la proposta dalla Giunta, o dal Consiglio.
8. C'è un livello di partecipazione finanziaria minima a carico del soggetto proponente?
NO, l'intero costo può essere richiesto come contributo (massimo 20.000 euro), oppure parte dei costi di progetto può essere cofinanziato da altri soggetti aderenti al progetto. In questo caso il bando prevede una premialità pari a 0,5 punti per ogni 15% di cofinanziamento, fino a un massimo di 2,5 punti.
9. Cosa si intende per quota di co-finanziamento?
Per quota di cofinanziamento si intende una somma in denaro che il richiedente o altri soggetti mettono a disposizione per la realizzazione del processo partecipativo.
10. Quale documentazione deve attestare il co-finanziamento?
Per “copia della documentazione attestante il co-finanziamento di altri soggetti diversi dalla Regione”, previsto dal punto 7, lett. u) del Bando, si intende copia di un atto deliberativo con il quale l’ente si impegna a cofinanziare il progetto o con il quale si attesta che un soggetto terzo si impegna al cofinanziamento del progetto partecipativo.
Se il soggetto terzo è, ad esempio un'associazione, è necessario, come minimo, che ci sia un documento con il quale il legale rappresentante dell'associazione dichiari di co-finanziare, e in che misura, il progetto.
E’ consigliabile che l’eventuale impegno al cofinanziamento sia oggetto contestuale della deliberazione con la quale l’ente titolare della decisione si impegna a sospendere qualsiasi atto amministrativo che possa anticipare o pregiudicare l’esito del processo partecipativo per il quale si richiede il contributo regionale.
11. Chi è il responsabile del progetto?
Deve essere indicato nello schema, alla lettera D), come responsabile del progetto la persona fisica responsabile, che farà da referente del progetto per conto del soggetto richiedente.
Il responsabile deve essere persona a conoscenza di tutti i contenuti del progetto, non persona responsabile per la sola parte amministrativo-gestionale del progetto. Nel caso in cui si tratti di ente pubblico, il referente può essere un funzionario pubblico dipendente oppure un collaboratore o un professionista esterno all'ente; nel caso in cui il richiedente sia un soggetto privato, il referente del progetto sarà semplicemente la persona incaricata dal soggetto privato richiedente.
12. Può essere presentato un progetto che si riferisce a una politica non prioritaria?
SI, possono essere presentati progetti che si riferiscono a qualsiasi ambito, ma solo quelli che si riferiscono agli ambiti di intervento e alle tipologie indicate dal bando al punto 2.3 riceveranno il punteggio premiante.
13. Cosa si intende per contesto del processo partecipativo?
Si intende il quadro generale entro cui si svolgerà il processo partecipativo; occorre descrivere l'ambito territoriale (ad esempio una frazione, un quartiere, più comuni), la popolazione interessata ed eventualmente alcuni elementi economici e sociali.
Sono utili a specificare elementi di contesto anche informazioni di tipo socio-economico che contribuiscano a descrivere l’oggetto del processo.
14. Quali curricula devono essere allegati?
A differenza dello scorso anno non devono essere allegati i curricula,
15. E' necessario incaricare una società di consulenza?
No, non è necessario. Se tuttavia è già stata coinvolta una società di consulenza o se sono già stati incaricati dei singoli professionisti esterni è necessario indicare i nominativi e specificarne le qualificazioni.
16. Cosa è necessario scrivere se la società di consulenza non è ancora stata scelta o se non è ancora stato formalizzato l’incarico?
In questo caso è sufficiente indicare l’intenzione dell’ente di attivare eventuali risorse professionali esterne.
17. Entro quale data deve iniziare il progetto?
Il progetto deve essere avviato formalmente entro il 1 dicembre 2015.
18. Può variare la durata del progetto?
La durata del progetto non può variare, di norma, rispetto a quanto indicato nel progetto ammesso a contributo, salvo nel caso in cui sia richiesta formalmente al Tecnico di garanzia una proroga espressa e ampiamente motivata, che a discrezione del Tecnico potrà essere accolta per un periodo comunque non superiore ai 60 giorni (art.11, comma 3 della l.r. 3/2010).
19. Possono essere ammesse al finanziamento anche singole fasi del processo partecipativo?
SI, ai sensi del punto 2.2 del bando posso essere ammesse a finanziamento anche singole fasi del processo partecipativo, che devono tuttavia avere gli stessi requisiti tecnici elencati al punto 7 "Contenuti e caratteristiche dei progetti ammissibili"
20. Che cosa è la certificazione di qualità?
E’ una delle funzioni del Tecnico di garanzia in materia di partecipazione (v. art 8, primo comma, lett. b) della l.r. 3/2010). Il Tecnico di garanzia esamina le proposte di progetto e ne certifica la qualità al fine della concessione dei contributi regionali.
21. Quali sono gli elementi di qualità tecnica che un progetto deve avere per ottenere la certificazione?
Sono individuati dall’art 13 della LR 3/2010:
a) la sollecitazione delle realtà sociali, organizzate o meno, del territorio in questione, a qualunque titolo potenzialmente interessate dal procedimento in discussione, con particolare attenzione alle differenze di genere, di abilità, di età, di lingua e di cultura;
b) la possibilità di inclusione di eventuali nuovi soggetti sociali, organizzati in associazioni o comitati, sorti conseguentemente all'attivazione del processo;
c) la presenza di un tavolo di negoziazione con i principali soggetti organizzati che si sono dichiarati interessati al processo;
d) la definizione di metodi per la mediazione delle eventuali divergenze e di verifica di eventuali accordi tra i soggetti partecipanti, anche attraverso l'implementazione di strumenti di democrazia diretta, nel rispetto degli statuti degli enti interessati, o partecipativa o deliberativa;
e) l’accessibilità della documentazione dei progetti e dei relativi processi via web, o dal sito del tecnico di garanzia.
22. Che cosa è e come si organizza un Tavolo di Negoziazione?
Nella sezione Documentazione si può trovare un approfondimento sul Tavolo di Negoziazione ed anche un esempio di organizzazione.
23. Che cosa significa rendere accessibile via web la documentazione del processo?
I cittadini interessati al processo devono poter accedere liberamente a tutta la documentazione, dal progetto presentato, alle convocazioni degli incontri, ai report delle assemblee dei cittadini o dei gruppi di lavoro, ai verbali del tavolo di negoziazione e del comitato di pilotaggio, all’eventuale documentazione fotografica, sino al Documento di proposta partecipata, ed anche alle relazioni inviate al Tecnico di garanzia. L’accesso via web deve essere garantito o attraverso pagine dedicate appositamente alla comunicazione del processo, oppure tramite una sezione del sito istituzionale dell’ente titolare, ma anche dal sito del Tecnico di garanzia.
24. E’ obbligatorio prevedere un Comitato di Pilotaggio?
NO, l’art. 14 della l.r. 3/2010 prevede che la costituzione del CdP sia obbligatoria solo per i processi con finanziamento regionale superiore a 20.000 euro.
25. I punteggi di istanze e petizione sono cumulabili?
NO, non sono cumulabili.
26. Quale deve essere la data di petizioni e istanze?
Petizioni e istanze sono valide SOLO SE ANTECEDENTI alla data di pubblicazione della delibera di approvazione del bando sul BURER e cioè il 22/7/2015.
27. Sempre in merito a petizioni ed istanze, cosa si intende per protocollo dell’ente ricevente?
Eventuali istanze o petizioni pervenute all’ente titolare della decisione pubblica devono essere state protocollate dall’ente titolare della decisione.
28. Che cos’è un accordo formale?
Per accordo formale si intende un accordo stipulato tra il soggetto richiedente, l’ente responsabile e i principali attori organizzati del territorio (consultare l'approfondimento nella sezione Documentazione).
29. Quali sono i contenuti dell’accordo formale?
Con l’accordo formale i soggetti sottoscrittori individuano insieme i ruoli, le attività, le linee di intervento connesse allo svolgimento del processo e in alcuni casi anche gli impegni per la realizzazione delle proposte scaturite dal processo partecipativo.
30. Quale differenza c’è tra l’accordo formale di cui al punto 10 lettera h) e l’accordo formale di cui al punto 10 lettera i)?
L’accordo formale di cui al punto 10 lettera i) oltre a tutte le caratteristiche dell’accordo di cui al punto 10 lettera h) e cioè l’individuazione di ruoli, attività, linee di intervento connesse allo svolgimento del processo contiene anche l’impegno dei sottoscrittori a cooperare nella realizzazione delle proposte scaturite al termine del processo partecipativo.
31. Il punteggio relativo all’accordo formale di cui alle lettere i) ed h) è cumulabile?
NO, tale punteggio non è cumulabile
32. Cosa si intende per partner di progetto?
I partner di progetto sono i soggetti organizzati che svolgono attività organizzative o forniscono risorse e servizi finalizzati al percorso partecipativo a titolo non oneroso.
33. I partner di progetto possono sottoscrivere l’accordo formale?
SI, anche i partner di progetto possono stipulare l’accordo formale, in misura non superiore al 40% del numero complessivo dei sottoscrittori dell'accordo.
34. Chi sottoscrive l'accordo formale?
L'accordo formale DEVE essere sottoscritto dai legali rappresentanti dei soggetti firmatari.
35. Con quale forma deve essere approvato l'accordo formale?
Nelle forme ritenute più opportune dal proponente; ad esempio lo schema di accordo può essere approvato con la stessa deliberazione con cui l'ente responsabile della decisione sospende ogni atto amministrativo relativo al procedimento oggetto del percorso partecipativo, oppure, se si intende approvare il progetto con Deliberazione di Giunta, è possibile, con lo stesso atto, approvare anche lo schema di accordo formale, oppure è anche possibile fare una dichiarazione di intenti tra i sottoscrittori.
36. Sono ammissibili le spese a favore dei partner di progetto?
NO, ai sensi del punto 8.3 del Bando non sono ammissibili spese a favore di soggetti che sono partner di progetto o che hanno sottoscritto l'accordo formale.
37. E' possibile rimodulare il piano finanziario?
SI, è possibile variare i costi attinenti alle quattro macro voci (Oneri per la progettazione, Oneri per la formazione del personale interno riferita alle pratiche e ai metodi partecipativi, Oneri per la fornitura di beni e servizi finalizzati allo svolgimento dei processi partecipativi, Oneri per la comunicazione del progetto) entro la misura massima del 20,00%.
38. Le modifiche al Piano finanziario devono essere comunicate formalmente?
SI, le modifiche al Piano finanziario devono essere comunicate formalmente entro tre mesi dalla data di avvio del processo partecipativo e devono essere corredate da adeguata motivazione. Devono essere inviate al Servizio Innovazione e Semplificazione amministrativa della RER (tramite posta elettronica certificata servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it) che effettuerà le dovute verifiche.
39. Possono aumentare i costi del progetto nel corso delle attività?
Nel caso in cui aumentino i costi del progetto rispetto al Piano finanziario, presentato alla Regione e dalla stessa approvato, questi sono sempre a totale carico dell'ente proponente e quindi non sono rilevanti ai fini della rendicontazione.
40. Possono essere comunicate variazioni in diminuzione del Piano finanziario in seguito alla concessione del contributo regionale?
Il Piano finanziario inoltrato alla Regione non può diminuire negli importi totali, né nelle quote di eventuale cofinanziamento di altri soggetti pubblici o privati; tale divieto è motivato dal fatto che, in sede di valutazione del progetto presentato alla Regione per la concessione del contributo regionale, vengono esaminati i rapporti tra le voci di spesa, dai quali lo staff del Tecnico di garanzia, che certifica la qualità del progetto, può dedurre gli equilibri sostanziali tra le attività previste.
41. E’ possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano finanziario facenti parte delle singole macro voci?
SI, è possibile variare gli importi delle singole voci di dettaglio del Piano finanziario facenti parte della macro voce pur senza modificare il totale della singola macro voce. In tal caso non è necessaria alcuna comunicazione di variazione alla Regione. Verrà esaminata, in fase di consuntivazione, la coerenza e compatibilità del Piano finanziario rispetto alle attività svolte.
42. Il cronoprogramma deve essere redatto?
SI, il cronoprogramma delle attività e dei costi deve essere redatto ai sensi del D.lgs 118/2011 e presentato in fase di richiesta del contributo.
43. Cosa deve contenere il cronoprogramma?
Il cronoprogramma contiene l’elencazione delle attività e dei relativi costi riferiti alle azioni progettuali che si intendono realizzare nel 2015, che devono essere almeno pari ad almeno il 20% del contributo richiesto, e quelle che si svilupperanno nel 2016.
44. Cosa si intende per spese in conto capitale?
Spesa in conto capitale è tutto ciò che rientra nel patrimonio dell'ente, cioè ciò che viene inventariato.
45. Il contributo concesso in base alla l.r. 3/2010 può coprire anche gli oneri di realizzazione delle opere oggetto del percorso partecipativo?
NO, il finanziamento della l.r. 3/2010 copre esclusivamente i costi del processo partecipativo, cioè le spese di progettazione del percorso partecipativo, le eventuali spese per la formazione rivolta al personale interno e riferita esclusivamente alle pratiche e ai metodi della partecipazione, le spese per l’organizzazione del percorso partecipativo e le spese di comunicazione.
46. Cos'è la Relazione intermedia?
La Relazione intermedia è una relazione descrittiva delle attività svolte nell'ambito del processo partecipativo. Deve riguardare un arco temporale pari ai due terzi della durata complessiva prevista per l'intero progetto.
47. Che documenti è necessario allegare alla Relazione intermedia?
A differenza dello scorso anno NON è necessario allegare alcun documento.
48. A chi deve essere inviata la Relazione intermedia?
Deve essere inviata al Tecnico di garanzia all'indirizzo di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione-romagna.it
49. Che cos'è il Documento di Proposta Partecipata o DocPP?
Il Documento di Proposta Partecipata o DocPP è il prodotto del processo partecipativo (art.10 l.r . 3/2010), è il documento che contiene le proposte emerse dal percorso partecipativo e di cui l'ente responsabile si impegna a tener conto nelle proprie deliberazioni.
50. A chi deve essere trasmesso il DocPP?
Deve essere trasmesso prima al Tecnico di garanzia per la validazione (art. 16 comma 1 l.r.3/2010) all'indirizzo di posta elettronica certificata peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it e, a seguito della validazione, all' ente responsabile della decisione.
51. Che cos'è la Relazione finale?
La Relazione finale è l'adempimento riguardante la corretta gestione del progetto per quanto concerne il bando. Senza la Relazione finale la Regione non può procedere alla liquidazione del saldo del contributo.
52. Come deve essere redatta la Relazione finale?
La Relazione finale DEVE essere redatta secondo lo schema approvato dalla deliberazione della Giunta regionale n. 913 del 13 luglio 2015.
53. Quando deve essere inviata la Relazione finale?
La Relazione finale deve essere inviata entro 30 giorni dalla conclusione del processo partecipativo.
54. Quale atto viene considerato come conclusione del processo partecipativo
Viene considerato quale conclusione del processo la trasmissione del DocPP, validato dal Tecnico di garanzia, all’ente responsabile della decisione.
55. A chi deve essere inviata la Relazione finale?
La Relazione finale deve essere inviata al Servizio Innovazione e Semplificazione amministrativa tramite posta elettronica certificata all'indirizzo servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it specificando in oggetto "L.r.3/2010 Relazione finale 2015 " e per conoscenza al Tecnico di garanzia all'indirizzo peiassemblea@postacert.regione.emilia-romagna.it
56. La trasmissione della Relazione finale è l'ultimo adempimento amministrativo a carico del soggetto destinatario del contributo?
NO, entro 60 giorni dalla data del mandato di pagamento del saldo del contributo effettuato dalla Regione, il soggetto beneficiario deve inviare al Servizio Innovazione e Semplificazione amministrativa tramite posta elettronica certificata (servizioinnov@postacert.regione.emilia-romagna.it ) una dichiarazione dettagliata contenente gli estremi dei mandati di pagamento delle spese effettivamente sostenute per la realizzazione del progetto.
57. Quali sono i documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione?
I documenti contabili ammissibili ai fini della rendicontazione sono tutti quelli che "documentano" le spese di progetto, a titolo di esempio, le notule o fatture degli eventuali consulenti o incaricati esterni; le fatture per l’acquisizione di beni o servizi (fatture per l’acquisto di cancelleria per un evento, acquisizione servizio di baby sitting…), le fatture per il noleggio di sale o attrezzatura…
Questi documenti dovranno essere intestati al soggetto titolare del progetto e assegnatario del contributo e dovranno avere data successiva alla pubblicazione del bando (22 luglio 2015).
Naturalmente dovranno essere riferibili con certezza al progetto o, se è stata finanziata una singola fase, alla fase progettuale per la quale si è chiesto il finanziamento.
Inoltre “Tutte le fatture dovranno riportare, pena la non ammissibilità, il CUP del progetto” (vedi punto 14.3 del Bando 2015).
Da ricordare che alla relazione finale dovranno essere allegate copie degli atti di impegno e liquidazione delle spese sostenute (vedi punto 14.7 del Bando 2015).
58. I progetti per l’elaborazione di regolamenti comunali riguardanti ad esempio i beni comuni o la convivenza civile rientrano nella tipologia c) del punto 2.3 del bando 2015?
Le casistiche rientranti nella tipologia c) del punto 2.3 sono innanzitutto l’elaborazione di progetti di revisione degli Statuti per quanto concerne gli istituti di partecipazione dei cittadini e l’elaborazione o la revisione di Regolamenti comunali che disciplinano gli istituti di partecipazione e le nuove forme di partecipazione.
Mentre per quanto riguarda altre tipologie di regolamento, ad esempio quelle sui beni comuni, queste potranno essere comprese tra i progetti di cui al punto 2.3 lettera c), solo se si tratta di elaborazioni o revisioni di regolamenti con l’introduzione, in modo esplicito, di forme di partecipazione dei cittadini