La comunicazione del processo

La L.r. 3/2010 prevede che ai processi partecipativi sia data ampia rilevanza pubblica, tanto che la comunicazione viene indicata dall'art. 13 come uno dei criteri di qualità tecnica dei progetti - comma 1 lettera e): "la documentazione dei progetti e dei relativi processi deve essere accessibile via web dal sito del Tecnico di garanzia e, per progetti superiori ai 20.000 euro di contributo regionale, anche attraverso pagine web dedicate appositamente alla comunicazione del processo".

Inoltre tra compiti assegnati dalla legge al Tecnico di garanzia ben due sono dedicati alla comunicazione - art. 8 comma 1 lettera d): "Il Tecnico di garanzia...offre un supporto nella comunicazione, anche mediante supporti informatici" e lettera g): "Realizza e cura un sito web dedicato alla propria attività e ad iniziative afferenti la democrazia partecipativa". 

Infine vi è l'obbligo, per l'ente responsabile della decisione istituzionale, di dare comunicazione pubblica con ampia rilevanza e precisione delle proprie decisioni e motivazioni, in merito alla conclusione del procedimento partecipativo, soprattutto nel caso in cui esse siano diverse dalle conclusioni del procedimento partecipativo ( art. 16 comma 2).

Il processo partecipativo deve essere il più possibile inclusivo e di conseguenza il più trasparente possibile per consentire ai cittadini di conoscere il percorso (temi in discussione, eventi, documentazione prodotta...) e di intervenire in qualsiasi momento.

A tal fine la comunicazione dovrà essere integrata, prevedere l'utilizzo di diversi strumenti, per poter raggiungere non solo il maggior numero di persone, ma anche di differenti categorie: giovani e anziani, donne ed uomini, stranieri, residenti e city users... per rispondere ad un altro dei criteri di qualità tecnica previsti dall'art. 13 lettera a): "la sollecitazione delle realtà sociali organizzate o meno, del territorio in questione, a qualunque titolo potenzialmente interessate dal procedimento in discussione con particolare attenzione alle differenze di genere, di abilità, di età, di lingua e di cultura". 

Dunque il percorso partecipativo deve essere accompagnato, in ogni fase, da un'adeguata comunicazione. Non è sufficiente una campagna di comunicazione nella fase di avvio, perché l'inclusione è una caratteristica di tutto il processo.

Vi è una componente che si può definire "statica" nella comunicazione, ed è quella che comprende tutta la documentazione formale prodotta ed elaborata nel corso del processo, dalla certificazione del progetto fino alle relazioni richieste dal Tecnico di garanzia.
Attraverso lo strumento delle pagine web è necessario fornire un accesso completo almeno alle seguenti informazioni:
- Titolo del progetto
- Ente responsabile e staff del progetto
- Documentazione del progetto così come certificato, completo delle integrazioni
- Documentazione amministrativa relativa al progetto
- Verbali degli incontri del Tavolo di Negoziazione e dell’eventuale Comitato di Pilotaggio
- Verbali descrittivi e sintetici ed eventuali report fotografici o video degli eventi DDDP
- Il Documento di proposta partecipata
- Relazioni da fornire al Tecnico di Garanzia: relazione intermedia e relazione finale

La documentazione deve essere completa e gli eventuali link controllati e sempre funzionanti e le pagine web facilmente accessibili:
- direttamente: attraverso banner o link posizionati in evidenza sulle home page del sito dell’ente responsabile e di eventuali enti aderenti e/o attori.
- indirettamente: attraverso percorsi costituiti da banner o link ben evidenti che accedono a pagine tematiche dedicate alla partecipazione pubblica, posizionati in evidenza sulla home page del sito dell’ente responsabile e di eventuali enti aderenti e/o attori.

La stessa documentazione elencata deve essere stampata e messa a disposizione presso l’Urp dell’ente responsabile e di eventuali enti aderenti.

La componente "dinamica" del percorso comprende, invece, tutte quelle comunicazioni che il processo attiva con il territorio, cioè quelle che preparano e organizzano gli eventi, che recepiscono quello che gli eventi non riescono a cogliere, arricchendoli di sfumature, conoscenze e informalità.
Gli stessi strumenti DDDP, l’outreach (11.58 KB), i sopralluoghi, le passeggiate di quartiere, gli animatori di strada... sono già parte importante di questa componente.

Il web

Il web è un elemento fondamentale del percorso partecipativo. Da un lato consente di mettere a disposizione con immediatezza tutta la documentazione di processo, ma è soprattutto un importante strumento di comunicazione per la cosiddetta "componente dinamica".

Vi sono comunicazioni in uscita, quando si forniscono le seguenti indispensabili informazioni:

 - le date e i luoghi e le informazioni (chi parteciperà, chi può partecipare, eventuali documenti da leggere) sugli eventi in programma (devono essere fornite con un adeguato anticipo);

- le news sugli eventi appena trascorsi, con brevi comunicati essenziali, corredati da alcuni dati (nr partecipanti, temi discussi, risultati/considerazioni emerse, eventuali cambiamenti al percorso); possono essere corredate da brevi report fotografici o video e incorporare i link alla documentazione statica tutte le volte che viene prodotta e archiviata nelle pagine statiche.

- la mappa del percorso partecipativo al momento attuale (deve essere sintetica, il più possibile schematizzata, certamente più gradevole quando è disegnata da bravi illustratori)

Le comunicazioni in entrata sono costituite dalle interazioni con il territorio. Gli strumenti principali sono:

• e-mail e mailing-list
• web/tele-conferenza
• Social media
• Blog
• Commenti ai post
• Vari tipi di feedback rapidi (mi piace, voto)
• Sondaggi
• Forum

L’attivazione di questi canali di interazione richiede risorse umane quasi dedicate perché sono necessari sforzi sia per una loro attivazione convincente e diffusa sia perché una volta avviate sarebbe opportuno raccogliere, sintetizzare, organizzare e dare un senso alle interazioni che apparirebbero altrimenti caotiche e dispersive. Dunque tali scambi dovrebbero essere stimolati e dovrebbero condurre ad una trama fino a costituire, o contribuire alla elaborazione, di un risultato statico, archiviabile e formale.

Possono essere sviluppati interessanti impieghi di social media o teleconferenza in situazioni di compresenza (p.e. assemblee dei cittadini (17.26 KB), voting conference, town meeting (15.68 KB)), al fine di allargare anche al pubblico online la fruizione di una discussione ed eventualmente la votazione di una mozione. 

I media tradizionali

La componente dinamica nei media tradizionali è costituita da svariati canali che, per loro  natura, sono tendenzialmente attraversati da messaggi in uscita. 
Gli strumenti principali sono: